转换角色获得关于与会者将遇到的现场体验的最佳方式是以“隐身模式”开始您的现场检验。在您的预定旅程之前模拟进入展馆，并首先自己检查现场。 当您到达场馆时，您的第一印象是什么？主入口是否有人欢迎，是否有地方供您的与会者非正式会面？如果这是酒店物业，您到达时，是否有人问候您，并询问您是否需要任何行李协助？前台是否配备了足够的人员？ 当您在物业四处走动时，请注意场馆的指示牌。您能轻松找到您来回的路吗？此外，请确保场馆符合美国残疾人法案（ADA），并符合无障碍停车场、轮椅坡道、盲文标牌等的规定。 查看物业的情况 - 包括公共区域的地毯、窗帘和家具的清洁情况。对于酒店场馆，匆匆进入正在清洁的房间，看看其是否与您的房间和您在游览中看到的其他房间保持一致。并定期检查您的手机或平板电脑，看看整个物业是否提供免费的Wi-Fi，或覆盖范围是否缓慢和多变。
与正确的人合作在进行正式游览时，询问实际与您合作人员（如会展服务经理）是否能够进行游览，而不是销售人员，因为他们会告诉您他们认为您想听的事情。与您谈判合同的人并不是通过计划过程跟随您的人，您需要知道这个人是否是您愿意舒适地合作的人。 您还需要要求与您合作的人员或人士的凭据和经验水平。我与不合格的设施经理合作时遇到了不好的经历，在此期间，我花了我所有的时间教给他们酒店行业的“语言”，并听到“我会检查并回复您。”
执行背景检查在沟通中询问公共/功能区域的最后翻修完成的时间以及卧室家具和床单最近升级的日期（如适用）。应该至少每五年更换寝具和床垫 - 尤其是在入住率高的会展城市 - 其他饰品和装修用品更新应至少每八到十年进行一次。 询问任何未来的施工或翻新计划，以及这些计划是否可能会影响您的活动日期。该物业目前是标价出售还是待出售？物业是否计划改变管理，如果是，何时进行？ 了解其他组织在同一场馆举办活动期间将具有哪些活动。如果其他团体在活动期间签订了相邻空间合同，您能否收到通知？ 还要求查看场馆内部供应商提供的服务和定价清单，如视听、电信和互联网、花卉和电脑租赁，并询问是否有任何供应商签订了排他性合同来提供这些服务。排他性服务会大大提高价格。
描述您的活动在您检查功能空间时，想象一下您的特定活动安排。您会将登记处设置在哪里？您会使用哪个会议室？您会在哪里设置展厅、举办招待会、舞台娱乐或提供餐点？如果在外面保留其中一个功能，则在恶劣天气情况下的备份计划是什么？您会在哪里设置演讲人的职工办公室和休息室？评价每个区域是否足以满足您的需求。 考虑到AV设备和食物、课堂教材或您需要的服务站，课堂教学材料等，请确保为各种设置（如接待处、剧院、教室、层高、柱子、圆形物等）获得最大容量的准确平面图，以及为所有房间获得官方消防规范容量。如果您的出席率扩展超出您的初始估计值，该场地是否有可扩展空间？ 询问关于互联网接入以及有线和无线互联网连接性成本的大量问题。如有必要，请让您的内部技术团队参与其中，以确保您已充分评估所有互联网和电力要求。 检查您在活动期间使用的会议室。其在同一水平的设施上还是分布在不同的楼层？如果使用电梯在其之间进行行走，则电梯的数量是否足以在休息时间运送参会人员？ 是否有足够的标牌来指示与会者？会议区域附近是否有足够的洗手间？如果您的来宾将享用零食和餐点，则会议室或展厅与食品服务区之间的接近程度如何？ 关注与AV需求相关的房间容量。考虑内置音响系统、数据端口、AV和与会者笔记本电脑的接口等。检查视觉障碍物（如支座或灯具）以及相邻房间发出声音的问题，特别是如果房间被折叠墙隔开。 温度似乎总是与会者关注的“热点话题”。功能和会议室中的温度如何控制，每个房间是否都有独立的恒温器？如果是这样，谁来控制？
去幕后不要将您的访视范围限制在场馆想要展示给您的区域；要求即兴游览“房屋后面”，并查看清洁度和组织结构。根据会议的类型，检查物业装运处的通道、货运电梯的接近程度和容量、设施的货物接收和材料搬运体积限制以及存储的位置和安全性。 确保场馆的会议家具、亚麻布、中间件、道具等适合您的活动。确保这些家具的条件符合您的标准，因为许多场馆延长了这些物料的使用寿命以节省资金。
餐饮食品质量对您的与会者而言非常重要，您不希望极干的三文鱼成为您的活动中最值得纪念的部分。考虑场馆的标准菜单，并询问您是否可以与主厨或其他餐饮服务人员一起为主题活动以及为有特殊饮食要求的与会者定制菜单。这些天有如此多的不同的食物要求（例如素食、无麸质、不含乳糖、坚果或海鲜过敏等），重要的是找出哪些食物符合标准，哪些食物可能需要与厨房进行其他安排。 考虑安排一次试吃，您可能会用来检查食物质量和美观程度。场馆对食品质量的保证是什么？其保证什么数量可用于超过估计来宾数量的情况？截止到哪一天展场馆地需要确认最终出席人数？除此之外还要了解每餐或每次活动的最低收费，因为餐饮是场馆收益的主要来源，而这些也是在选择安排休息室和会客室时您要考虑的因素。 获取一份列有额外费用（将要收取）的清单，例如管理费，调酒师或咖啡师的聘请费，使用您自己餐饮服务提供商的收购费以及小费，礼金和销售税。同时要算出服务员与贵宾的比例，以确保人员配备充足。最后，订购客房服务以测试电话客服人员态度是否友善，服务提供是否快速以及菜单所提供食物质量是否过关。
会晤工作人员在生意不景气时酒店和其他场馆会通过缩减预算来提高收益，而其中大多数是减少人员配备。因此，要算出工作人员数和贵宾室数量的比例以及工作人员的平均工作时长。将这些数字与您正在考虑的其他资产进行比较。工作时间长是一个很好的指标，如果工作人员享受的待遇好，他们服务贵宾的态度也会好。了解该机构的总经理和部门主管场馆的工作年限也尤为重要，因为您的活动能否取得成功很大程度上是取决于他们。 请务必与宴会经理和服务员领班以及管理会议室摆设，被单，装饰，房间设置和用餐服务的人员见面。如果AV和互联网等其他服务是另外安排的，那么也要会见这些领域的管理者。在整个活动中，他们都是非常重要的联系人，可以确保一切顺利准时进行。如果适用于您的活动，可以索要与该场馆有合作关系的当地第三方供应商名单，例如一般服务总承包商，，安全提供商和可以接送您贵宾往返机场、酒店和活动场馆之间的交通供应商。 了解场馆的工会合同规定可能会影响您自己完成基本任务的能力的限制，例如将标准视频电缆从笔记本电脑投影到投影仪或设置您自己的投影屏幕。这些看起来可能都是很小的细节，但是等您拿到最终发票时会发现它们是多么的重要。有一次，我把自己的视频电缆带到活动现场，却被告知不能使用自己的电缆。反而需要花50美元租用场馆的电缆，于是相应地增加了劳务费、服务费以及税。还有一次，在一个会议前期准备时，因花了几个小时来安装和拆除一个简单的弹出式投影屏幕和LCD投影仪而被收取了费用。 最后，要询问酒店员工是否签署了劳资协议（工会成员），如果签署了，要确认他们当前的合同何时到期。如果他们的合同在您的活动开展之前或期间到期，那么很有可能会增加工人罢工发生的可能性，这会破坏您的活动。
进行一次安全检查作为活动专业人员，您有责任确保您选择的场馆不会损害与会者的安全。询问当地的犯罪率，获得场馆安全和安保政策的副本，并了解当前安保人员的水平。场馆的安保人员参加了哪些类型的培训？场地的安保人员是否参加了CPR或使用除颤器的培训（现场都配备有这些急救设备吗）？场馆离最近的医院急诊室有多远？ 请注意走廊和限制通道的照明设备，这些照明设备晚上用房间钥匙启动后为地下和露天停车场提供照明。同时要检查是否正确标志和照亮了所有消防通道，并讨论场馆的人员疏散程序。
核对印证资料向销售代表询问最近在场馆举办展会的三位展会策划者的联系信息。并利用社交媒体和活动行业论坛的在线评论来获取场馆的第一手资料。 在现场检查的过程中如有机会，可以向现场的其他会议策划人介绍自己，他们会将自己对场馆整体交易的见解和看法分享给您。
认真做笔记确保您是使用相同的格式来收集和记录每个场馆的信息。对于有意向的场馆，我喜欢将它们列在电子表格上来比较它们的不同方面，这让我在考察时可以有充足的空间快速做笔记。我还分析了我所考察场馆的优势，劣势，机会和威胁（SWOT）。我还会在每个场地拍摄大量照片，这样在决策的过程中它们可以帮我回忆起每个场地的特征。 尽管带着数百个问题进行考察会让您觉得疲倦不堪，但仔细检查和详细分析可以帮您发现潜在场馆光鲜外部背后的任何火灾和隐患。