由于工程建设项目特点不尽相同，建设单位对提交完工资料或竣工资料的标准要求也有差别，所以，在工程建设初期阶段以及在资料收集整理编制的过程中，施工单位要加强与业主单位的沟通，在业主单位没有特殊编制要求的情况下，施工单位则应按照施工项目完工资料编制指导书的要求做好完工资料或竣工资料的编制。
上述七类资料可归纳为三项主要资料即文件资料、图纸资料和原始资料。共有七部分内容：施工报告、综合管理文件、竣工图、验收签证、质量评定、质量保证、验收结论。
施工报告分为完工验收施工报告和单位工程施工报告；综合管理文件主要包括合同、开工报告及开工令、重要文件汇编、施工组织设计和技术措施、工程实施概况和大事记；其它移交清单；竣工图包括竣工图纸和设计修改通知单；验收签证包括单元(分项)工程验收签证、隐蔽工程验收签证；质量评定包括分部分项工程质量评定、单位工程质量评定；质量保证主要包括材质证明、试验资料和原始记录。竣工验收结论主要包括验收纪要、验收证书和阶段验收结论，请见工程完工资料编制内容框图。
日常施工时完工资料收集整理要从工程开工开始早做安排，并及时与业主、监理、设计单位进行有效沟通，对其完工资料的收集整理和编制进行规划，建立制度及落实责任，落实施工过程中的检验控制措施和资料的收集与保存，为完（竣）工前的资料整理编制打下基础。
自工程开工开始，项目部要建立内部、外部公文行文制度，规范文件收发登记手续，规范文函往来的格式，参建单位四方(业主、监理、设计、施工单位)名称简称要规范，纸张规格、页面、字体、字号要统一，呈请业主、监理、设计的报告要由项目经理手签。提交的资料类别一开始就要明确，做到规范有序、标准统一，避免出现不应有的错误。不能A4纸、B5纸和16开纸混用，不能字体不分、字号不分、加粗加黑不分，平时保存的资料要分类有序，也不要用浆糊或易变质材料装订。米、厘米、毫米一律用“m”、“cm”、“mm”表示，有变化的数据如20～30m不应写成20m～30m；10%～20%不应写成10～20%，孔口尺寸10m×20m不能写成10×20m，1﹕4不能写成1比4，m2、cm3不能写成m2、cm3等等，计量单位及尺寸标注应按照《国际单位制及其应用》(GB3100-93)等标准进行统一标注和使用。
对工程项目质量验收所达到的质量等级要按照合同及双方商定的标准做出规划，有针对性的制定精品战略创优措施，对创优工程、天府杯、鲁班奖等均要有计划地进行策划和布置，有步骤地安排落实各项措施。