Office改善：[2]Office改善的步骤

深入现场,连续发问。Office改善必须要到第一现场。要了解财务做月报时所要收集的资料,就要亲眼看到是哪些资料,为什么需要这些资料,有些什么内容,都由谁提供,多久一次,财务人员做了什么样的工作,用了多少个动作,花费多少时间,产生什么样的结果,存在哪些问题,有没有行走,一次处理几件事情,是手动还是系统处理,经常出现的错误在什么地方,为什么会产生这样的错误……用时间观察表详细地记录下来,并将发现的问题和别人反馈的问题记录下来。针对所有收集到的流程以及问题点进行归类汇总,分配团队的工作。比如一些人去做数据和原因分析,用鱼骨图,5-why,标准作业组合表,意大利面条图等工具进行分析,并做一些及时改善。对于比较复杂的问题还要做相应的7-Ways的解决方案,比如停车位规划等;一些人根据具体流程制作VSM,并标记问题点,便于团队从整个流程上去把握全局。除此之外,因为有些工作是一周一次,甚至一个月一次,而且有些工作L/T过长,且浮动非常大,所以要安排另外的一些人去继续深入现场去追踪和记录。接来下的工作就是流程梳理。流程改善无外乎三个步骤:复杂的流程简单化,简单的流程标准化,标准的流程可视化。第一阶段就是流程简单化。区分哪些是正常,哪些是异常,从而剔除异常流程,合并正常流程。然后重新审视和整理流程,尽可能简化流程,实现流程自働化,使得整个流程更快更高效。第二阶段就是流程的标准化。Office项目流程标准化确实是一个比较困难和痛苦的过程,当然也是一个必须的步骤。对于那些无法根本无法标准化的工作,可以仅仅只是设定具体的频次、时间段、责任人和大致的过程,比如设计过程和保安巡逻过程等。同时还要思考当异常出现时如何去预防、如何去升级、如何去寻求帮助等。第三个阶段是流程的可视化。流程可视化虽然表面上难以理解,其实实现起来并不算非常困难。关键是要抓住该流程的核心问题和最终输出。比如培训老师的技能表、工作的实际进度表、客户的满意度调查表、出现问题时系统及时报警并通知相关人员等。当然这些可视化的工作要尽可能简单明了,便于操作,且能得到部门领导的足够重视,并能对Office里面的人员起到真正的帮助作用。