选择会议室的七个指标

不论是酒店还是会议中心，往往存在各种形状、布置、大小不一的会议室。作为会务主办方的您除了考虑参会人数外，在会议室的选择方面往往还要考虑以下方面：一、会议的天数大部分会议的会期在2～3天，一般较少超过5天(不包括短线旅游时间)。会期长，会议场地面积要大些；会期短，会议场地面积稍小也不会引起人们烦躁。另外，若会议天数较多，如分组会议，可以适当调换会议室，避免与会者对同一场地产生厌倦。二、会议的类型不同类型的会议对场地的要求也不同。讲座型会议需要一个讲台，会议室的布置宜采用剧院式；讨论会则可以采用圆桌式，使参会讨论者能平等地参与讨论，发表意见。三、布置形式和出席人员出席会议的人员数量和现场布置的形式对会议室的选择有很大影响，剧院式的布置容纳的出席人数最多，而U形结构的容纳人数较少。四、对视听设备和讲台的要求会议的演讲者对于会场的视听设备会有特定的要求，如投影机、幻灯机、影碟机等。对于高级别的会议或电视电话会议，对视听设备和讲台的要求更高。随着科技的发展，现代化的会议系统越来越被广泛利用。五、来自外界的噪音干扰在会议室的选择上，还需考虑其他噪音的干扰，如会议不要选择在音乐厅附近的会议室；培训性会议的会议室不要靠近人流量大的通道；董事会会议应安排在比较僻静的会议室。六、避开竞争性团体所谓竞争性团体，是指在政治观点、宗教信仰等方面有较大冲突的团体，或者互为商业竞争对手的企业。在安排会议室时应将竞争性团体分在不同楼层，或者相距较远的两个会议室，以避免发生不必要的纠纷。七、其他事宜对于一些有特殊要求的会议，如现场设备演示会等，对会议场地的要求也较特殊，如地面承重，运输便利等。还有些会议，如歌舞晚会则对灯光、音响和舞台有着独特的要求。