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实现高效线上远程办公,要做好九项行动

随着互联网与IT技术的发展,线上远程办公将是未来办公的新模式,也将是一种趋势。如何实现高效的线上远程办公模式,应对即将到来的趋势,要做好九项行动,即工具软件熟运用、目标工作要聚焦、工作清单不宜多、集中注意免打扰、信息安全随时防、互动沟通不可少、工作仪式不可无、小结归整每天有、作息规律保高效。
工具/原料

线上远程办公工具、软件,工作计划表

方法/步骤
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行动1:工具软件熟运用在进行线上远程时,要及时掌握并熟悉运用与远程办公相关的软件或工具,具体有四项工具,即即时交流工具(如微信、微博、QQ等)、文档处理工具、任务安排工具、设计规划工具(平面设计、文档设计等)。

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行动2:目标工作要聚焦每天我们的的时间其实是有限的,所以要求每天的工作必须要聚焦到重点工作上,哪怕只有一件工作。很多在家办公的朋友会觉得,时间非常多,做了许多非重点的工作,结果最后发现重要的事情没有做或没有做好。所以一定要提前明确好当天的重点工作是什么,然后一天里的时间里至少要有80%的时间来做这个事情。

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行动3:工作清单不宜多不要把一天的时间里,都排满了工作,还有有一些弹性的时间(如处理个人的一些事情,找到自己最高效的时间做核心的事情,确定自己的关键绩效指标,然后集中精力完成这些工作任务。如果没有时间完成其他的工作任务,可以安排在其他时间。

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行动4:集中注意免打扰合理划分自己的工作及休闲时间,做到自我监督,控制住自己保持专注。在家工作很容易分心,跟家人说几句话、或者帮忙扫地、倒垃圾,工作状态被打断后,有时需要很久一段时间才能恢复。一个有效的解决办法是清晰划分出工作时间和生活时间。

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行动5:信息安全随时防如果在办公室的办公模式下,公司的相关信息、数据是在相对封闭的存储环境中;而线上远程办公模式,会将很多企业信息和数据,存储在互联网的环境,处位于信息安全的边界之外,所以这时候一定要明确好安全边界,不能出现信息泄露的情况。

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行动6:互动沟通不可少线上远程办公或在家里办公,实际当中是相对自由的,但也是比较独立的,会产生孤独感,所以要在工作中或工作之余,适当地与工作相关的人进行交流,分享工作进度、了解工作要求,同时联络工作感情。

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行动7:工作仪式不可无远程线上办公或在家办公,要在起床后,穿上正式的衣服(不一定是上班服装,但一定不是睡衣等),然后正式洗漱,待早餐完毕后,坐到电脑或书桌前,开始集中精力地工作。对于需要做的家务,可以在工作之余的休息时间来做,如果紧急的事项,可以马上处理后,尽快进入到工作状态。

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行动8:小结归整每天有对于每天的工作,要及时地进行小结、归纳,及时地进行上传,指定的位置;同时,对于每天工作过程中的文档,要及时地进行整理,不能随处乱扔,既会造成找不到文件而耽误工作的情况,也会因此给安全带来风险。

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行动9:作息规律保高效在线远程办公,或在家办公,一定要形成规律的作息,即要有固定时间处理家务 、有固定时间吃饭睡觉、有固定时间休闲运动、有固定时间处理工作等。虽然线作办公比较自由,但也要有规律的作息习惯。因为在线办公,无法象办公室上下班,有明显的上班和下班的界限,所以很容易把工作和休息混在一起。END

注意事项
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在线远程办公,要根据自己的实际情况,灵活安排并调整。

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配图来自网络。

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