成立会务组，全权指挥和运作经过与领导沟通，我们专门成立了由营销总监牵头的会务组，组成包括销售、采购和办公室人员在内的会议执行团队。
确定会议主题及性质经过集体讨论，会务组确定了此次会议的综合性性质：集年终答谢和促销推广于一体、在此基础上，定下了“浓情xx，冬日送暖”的会议主题。
确定会议答谢和促销形式围绕会议性质和主题，提出了“五连环环环惊喜、答谢情情深意长”的答谢形式，共设计了五大促销主题，具体为：精美礼品大赠送、现场巨额大抽奖、现场抢答拿礼品、知名厂家大促销、神秘大奖落谁家，以上五个连环主题依据会议参加者的心理需求而定，充分调动了参与者的热情和积极性。
确定会议推广方式根据参会人员的特点，我们确定了立体式的推广手段，将手机短信、电话沟通、宣传单派发、当地无线一套的游动字幕等手段相结合，有效扩大了会议的影响范围。
制定会议沟通策略沟通策略主要是解决“如何说”的问题。为此，我们制定了一套核心沟通策略，根据推广方式制定了四种沟通策略和诉求语言，并形成标准用语，让相关人员掌握和使用。
现场布置营造氛围为了营造让人印象深刻的现场氛围，从礼品摆放、现场条幅的悬挂、彩拱门的布置，到厂家宣传品的展示、主席台的布置、现场摆放的物件等，我们都进行了精心安排。值得一提的是，在神秘现金大奖的布置上，花费了一番脑筋：首先把6666元的现金换为崭新的100元人民币，不用任何外包装，再向酒店借一个花篮和一根红细绳，把现金放在花篮里，用细绳把花篮悬挂在主席台中央最醒目的位置，使其成为全场最引人瞩目的焦点。
制定整体会议流程和执行标准为了确保会议效果，公司从内部选拔了两名员工作为主持人，并制定出会议流程和各个流程的主持要求。主持人需要对整个流程非常清楚，哪些地方需要诙谐幽默，哪些地方需要严肃活泼，都进行了前期规划。
确定整体工作推进表和人员安排根据整体工作内容，我们进行了细节分工，细到会场门前的条幅谁来悬挂，礼品谁来摆放。会务组将每个任务分配到人，并与每个相关人员进行详细讨论，使之明白工作内容和工作执行的标准。
会议工作的检查落实在会议的准备过程中，公司随时对各个环节进行检查，发现问题及时纠正。在会议召开的前一天，会务组全体人员进行了集中检查，保证会议前期准备工作的充分执行到位。