删除没有用的邮件就把他删掉，不要吝惜。这看上去是最简单的一步，确实最重要的一步，那些未来可能会有用的邮件，可能一辈子都用不上，整理邮箱，先从删除开始，有了这一步，才有了后面的基础。
2分钟原则如果一封邮件，可以在2分钟以内完成，那就立刻处理，无论是回复，还是转发还是其他，有时候，一封邮件你发出的速度快，可能整个团队的进度都会快一步，所以2分钟能处理完的邮件就不要拖。Tips：如果发邮件的对方很重要，但是2分钟内处理不完，可以用1分钟的时间回复一条：“邮件已收到，我整理好资料回复您。” 等文字，让对方知道你的工作进度，其实与人方便也是于己方便。这和自动回复不一样，自动回复的格式一看就是系统发的，发件人收到自动回复的邮件，根本没办法判断你是否看到了，而且每次发邮件，你都有一个自动回复，对方会觉得很烦。在删除和2分钟处理邮件后，剩下的邮件就是那些不能马上做，但是要计划安排的邮件了，我们可以考虑建立几个文件夹，来帮助我们处理邮件。
Action 下一步行动文件夹如果邮件需要尽快回复，转发或者按照邮件中的信息安排任务，把这类邮件放在这个文件夹里，找一个固定的时间处理邮件的时候，就不用再筛选了，直接一封一封处理就可以了。这里所说的尽快，指的是As soon as possible，至于要有多快，至少要在deadline以前。
Wait 等待回复发出去的邮件，有一些比较重要，需要等待对方回复的，可以放在这个文件夹中，Gmail或者qq邮箱往来邮件都会在一起显示，所以把发出等待对方回复的邮件放在这个文件夹里，可以定期检视，如果对方没有回复，就可以及时采取下一步行动了，这个也就是我们常说的等待清单。
S/M 将来/也许这个文件夹的出现，可以让你很多不知道放在哪里的邮件有很好的去处，那些不是马上需要做，也不判定是不是需要做的相关邮件，不要那么着急存档，可以放在这个清单里。使用S/M文件夹，定期检视，会给我们增加很多机会。比如有一次我收到一封邮件，是一个机构和我商讨合作的意向邮件，但是当时我们确实没有很好的合作点，我并没有把这封邮件删除或者存档，而是放在了S/M这个文件夹里，一年后，当我检视S/M文件夹的时候，发现了这封邮件，我又拿出来重新读了一次，这次发现了合作点，于是发邮件给对方，后来我们建立了非常好的合作关系，有时候这个文件夹，会让你在茫茫邮件的海洋中发现宝贝呢。
存档邮件中的“存档”其实是一个很神奇的按钮，他好像蓝妹妹的魔法杖，对着邮件说一声“消失”，邮件就不见了。其实存档按钮就是让邮件在你的眼前消失的这样一个按钮。存档和删除不一样，删除一封邮件，邮件就进入了垃圾箱，意味着我不需要这封邮件了。而存档，指的是将邮件封存起来，除非我搜索他，否则不出现在我眼前，针对Gmail来说，他的保存地点不是垃圾箱，而是一个叫做“所有邮件”的文件夹，这里保存着你的所有没有被删除的邮件。什么样的邮件适合存档呢？那些处理完的，项目结束后的文件，都可以进行存档，这些邮件可能以后被利用的机会很小，但是还是可能会有用的邮件，就可以存档。在很多企业，邮件的沟通记录可以作为证据，这类邮件近期不会在用，就完全可以存档。有些人习惯把处理过的邮件再进行分类，例如按照项目分类，按照发件人进行分类，当然这是一种习惯，但是如果你发现，你按照这种方法分类，但是从来没有按照这种分类的方式查找邮件，或者查找的速度比用搜索的方式慢，那干脆还是省省吧。以前我也是这样做的，但是后来发现很少用分类的方式进行搜索，既然很少用到，整理的时候也不要费那么大力气了。最后，还有两个类型的文件夹，可能不只一个，但是建立了会对你有帮助。
当前项目 Flow你有可能有几个项目正在进行，和项目有关的邮件你可能处理完了，但是由于项目本身还没有结束，虽然你处理完了邮件，但是在项目进行中，很可能需要调出这些和项目有关的邮件来进行参考，所以这个文件夹就是存放当前正在进行中的项目邮件的，先不着急存档，先放在这个文件夹中，等项目结束后，将里面的邮件进行存档，同时将这个文件夹删除。如果你的邮件很多，可以以项目名称来建立文件夹，如果邮件不多，直接建立一个叫做“当前项目”的文件夹就可以了，所有那些处理完成，但是项目还没结束的文件可以随时存档。
参考资料有一些类似于操作手册，公司规章制度、管理办法等等文件，集体下发的，如果存档了，真需要的时候，查找起来可能会麻烦一些，尤其是这类邮件很多都带着附件，当然你可以把附件储存起来，如果嫌麻烦，就建立几个参考资料的文件夹吧。把相关的参考资料放在这里，就可以了。注意，保持这个参考资料的关键性，不要什么都往这个文件夹里放，如果文件夹里的邮件太多了，就失去了参考资料的意义。
理清邮件整理的目的