企业的管理制度规范，设定文件编码的作用是便于文件档案管理，易于搜索、分类、归类。文件编码的工作是由企业的规范标准部门进行制定标准，统一规定
工具/原料
的组织架构图、部门名称，已有的部门文件、公司文件
方法/步骤
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公司文件，把公司关键词拼音首字母的标记；将部门编码，为方便记忆通常采用部门首字拼音，如部门名称有重复的首字拼音，则采用增加区别的字母则可。如行政部，则编码为XZ；生产部则编码为SC
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将文件分类，通常文件按来源又可分为外来文件（如WL），法律法规（如FG），公司内部管理制度、合同协议等。公司内部管理文件按质量管理体系的标准文件分类则为管理手册（如GC）、程序文件（如CX）、管理制度（如GL）、表格记录（如BG）。
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文件编码顺序制定：公司编码--文件分类编码--文件序号---版本号如：生产部文件，生产计划管理制度，文件编号顺序为08，版本号为第一个版本V0。编码可为LD。生产计划管理制度在内部管理制度，且为管理制度类，则编码为GL。那么该文件编码就为：LD-GL-08V0当文件提请修改，文件内容修改较多后，文件编码则为：LD-GL-08V1
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文件总目录：为了使文件编码便于查询、搜索，公司应编制《公司文件汇总目录表》，将所有的文件名称、编码、文件归属部门、版本等信息记录在《公司文件汇总目录表》中，文件编码统一管理、发放、回收、归档工作。标准规范部门负责。
注意事项
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1. 按照组织构架图进行部门编码，不得有遗漏
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2.编码不得重复，且便于记忆
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3.公司的文件管理一定要具有《公司文件汇总目录表》，且专人管理进行新增文件编码规定及记录工作
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4.文件编码工作专人管理，专人负责