会议室
会议PPT
会议通知
座位牌
投影仪
收集好投标资料在开标会之前准备好各个竞标单位的竞标资料，对各个竞标单位的投标书密封情况、盖章情况等进行检查，查看是否符合招标书的要求。
提前通知与会人员参与开标会的有竞标单位的代表，还有企业内部的相关部门和人员。招标的组织单位应提前1-2天通知与会的人员，以便与会人员能够提前做好相应的行程安排，若在会议当天通知与会人员，很可能与他人的行程相冲突，会议就很难组织起来。
提前做好会议PPT由于开标会有项目的竞标单位参与，所以属于一项对外工作。的形象，给竞标单位留下好印象，制作的PPT一定要用企业PPT模板，而不能随意选用其他的PPT模板。PPT内容方面应包含但不限于题目、招议标原则、领导讲话、项目简介等内容。
安排好与会人员的座次由于竞标单位对企业的情况并不熟悉，到达开标会议室之后可能并不清楚应该在什么位置进行就坐，为了避免坐错位置的情况发生，要提前为所有的与会人员准备好座位牌。竞标单位对企业的人员的职务、姓名就一目了然了，企业也对竞标单位与参会人员的对应关系、出席情况等一眼就能看出。
准备好签到表，做好会议记录很多企业对招标的管理非常严格，对每个步骤都有非常严格的要求。为了避免事后补资料的情况发生，所以在会前应将会议签到表和会议记录相关表格准备好，与会人员到达会场会提醒进行签到。
提前做好与会人员的分工开标时，主要包含了开标、唱标、监督记录环节，为了保证开标过程执行顺畅。所以，应该根据企业招标管理办法，提前做好相关的工作安排，将各项工作落实到具体的责任人。
做好开标过程控制开标过程控制主要分为三个方面，一是对整体会议时间的控制，二是对会议流程的控制，三是对竞标资料疑问解释说明的控制。在时间控制方面，提前确定会议流程每个环节的时间，在过程中出现超时情况时应及时提醒。在流程控制方面，应按既定的流程步骤进行开标。在竞标说明方面，对竞标资料存在的疑问要及时提出，并现场要求竞标单位做出相应的解释，并对解释做好记录。