每一位入司的员工要及时地建立花名册，如果有HR系统的，则要做好系统提醒工作，比如：当地的医保资金的托收时间为每个月的15号，那么就在15日之前做好消息预警。切记，超过托收时间，意味着本月参保不成功。
在办理新员工的入职手续时，就要在第一时间内整理好每位新员工的身份证复印件和免冠照片，数量根据当地的医保中心规定来，您可以第一时间打电话咨询好。不要等到明天要帮员工办医保了，然后今天才去收资料，很多员工拿不出免冠照片的，一定要提前准备，免得错过托收时间。
把收集好的资料整理到《医保申请单》上，身份证复印件粘贴，照片粘贴。申请单可以去医保中心拿，或者在当地的官网下载，您可以提前咨询好。自己做好参保人员的电子信息档案，和员工查询使用。
把整理好的信息资料，在托收日前递交到医保中心，一定要把资料整理清楚，比如照片清晰，身份证复印件完整，里面的填上的员工信息准确，否则申请会通不过，延误到下个月。
资料递交后，等到医保中心的电话，就可以去取社会保障卡了（即，医保卡），把卡签收下发，确定员工亲自拿到手。并告知员工每月个人承担的医保金额，承担的金额部分，让他们有所了解。
最好给每位员工发放《社会保障卡》的使用说明，这张说明可以在医保中心拿到，复印好后，签收下发。做好签收工作，比较重要，因为不可避免有些人喜欢推卸责任，出了问题，就说：人事部没有做好告知和下发义务。
最后，医保的结算是自动的，只要在就医时，出示社会保障卡即可，不可避免，有些员工希望能异地就医，那么人事部的相关工作人员就要做好“异地就医”的相关工作，具体可直接咨询医保中心。切记：一定要提前和医保中心做好报备。
这里特别要指出的是，做好医保卡的申报工作，一定要在当月的托收日之前。
医保卡的发放做好签收工作，并做好相应的告知义务。
异地就医要提前报备。
医保卡（也叫社保保障卡）丢失，需要本人到社保中心去补办。