文变表、表变文——巧用word中表格转换功能

在word的“表格”菜单下，有一个很不起眼的功能叫做“转换”。为什么说它不起眼呢？其一，位置偏僻，不起眼；其二，word的表格功能与excel比简直是小巫见大巫，不仅这个“转换”的功能，甚至这个叫做“表格”的菜单，可能有很多人都没用过。不起眼的功能里的不起眼的位置，所以确实很不起眼。但是就是如此不起眼的一个功能，在某些应用中，却非常的实用。首先我们来看一下“转换”都有哪些功能？选中一段文字，再打开表格-转换，会发现可以将“文本转换成表格”；选中一个表格，再打开表格-转换，会发现可以将“表格转换成文本”。我们以“文本转换成表格”为例。选中一段或几段文字，选择转换功能，有三个选项要注意，在上图中已用红色的方框框起来。首先，表格列数的选取。可以选择你想把选中的文字转换到多少列的表格中。第二，文字分隔位置。这里可以选择根据哪种符号分隔。第三，自动套用格式。这个功能在word 2003版里太实用了，利用套用格式可以做出相对比较漂亮的表格界面，例如可以隔行变色、立体表格等。如下图，根据预览的效果，选择你想要的表格样式，注意你的表格是否需要有特殊的标题行、末行（一般用于汇总）、首列、末列的样式，如果不需要，要把相应的对号去掉。最后，发一张转换前后的对比图。这就是转换功能的使用。在实际应用中，主要有以下几种常见情况：1、文字内容涉及到左右比对的。例如例子中，内容是中英文对照的，可以把中文放在一边，英文放在另一边，看起来非常清晰明了。2、处理带表格的文字。有时候，从网页上或excel等处粘贴下来的内容是表格，但是我们想把表格去掉，只留表格内的文字，这就可以用到表格转换为文字的功能了，非常快捷方便不出错。3、在word里制作表格。如果你的思维跟一般人不同，比较喜欢逆向思维的话，可以尝试用这种方法制作表格。制作的顺序是，先输入文字，利用回车分隔，然后选择这些文字，转换成漂亮的套用样式的表格，一步到位。最后，这个功能一定要自己去试着用一下才清楚。提供本文中的word文档给大家，下载地址：http://vdisk.weibo.com/s/rTmH