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秘书如何应对突发的邮箱迁移

中国雅虎邮箱将于2013年8月19日停止服务,当前所使用的中国雅虎邮箱的发信功能也将随中国雅虎邮箱的停止服务而停止。新闻一出,有人甚至喊出“这让我们情何以堪?”这样的话句。随着企业自有媒体的发展,一些企业在新浪微博、腾讯微博、人人网等社交网络开设专号,采用网络渠道负责企业宣传和招聘事宜。也有一些企业用支付宝转账,支付采购费用。而在注册此类账号的时候通常采用邮箱注册,找回密码也将使用注册时的邮箱来操作。这样一旦邮箱不保,就会牵一发而动全身,无疑增加了企业风险的关联性。在激烈的社会竞争环境下,邮箱服务企业很难一枝独秀,独善其身。其稳定性也受到质疑,虽然有些邮箱主张永久免费,而永久到底能有多久。所以在这样一种背景下,研究不同邮箱之间的迁移对我们日后的工作具有重要的意义。       当邮箱面临跟现实中一样的拆迁时,大家都会关心迁到哪里,怎么迁。长痛不如短痛,笔者试谈谈如何实现不同邮箱之间的迁移,的邮件安全和业务不受影响。我们就以此次雅虎邮箱事件为例讲起。
工具/原料
1

电脑

2

邮箱

方法/步骤
1

不同迁移方案,邮件、通信录保安全(1)使用官网提供的迁移方案     目前,根据雅虎官方提供的迁移方案是注册阿里云邮箱,好处是可以收到发往原中国雅虎邮箱的邮件直至2014年12月31日。但是经过笔者测试,阿里云邮箱的登录页面并没用注册的按钮,只能到中国雅虎邮箱的首页点击“了解详情”,在公开信的下面点击“迁移雅虎邮箱至阿里云邮箱”才能注册和使用阿里云邮箱,同时完成邮箱的迁移。(2)使用其他邮箱服务商的方案     网易邮箱和139邮箱推出了一键搬迁功能,设置迁移的过程比较简单,163的一键迁移,在邮箱中心→迁移其他邮箱→一键迁移中进行设置。139邮箱在设置→邮件管理→一键搬家,点击开始搬家即可完成。搜狐闪电邮、新浪邮箱、QQ邮箱也提供类似的迁移服务,通过添加“其他邮箱”,可以对另外一个邮箱的邮件和通讯录进行大规模的迁移。在设置的过程中,可能需要服务器地址和端口的一些设置参数。雅虎两种不同域名的邮箱的服务器地址和端口(如图1)以搜狐闪电邮“一箱多邮”为例:设置参数填写如下(如图2)      运用以上技巧不仅能实现雅虎邮箱的搬迁,而且能实现不同邮箱之间的互迁。     当然你如果一直使用Outlook、Foxmail、DreamMail等邮件管理软件的话,可以把邮件存到本地。最好还是备份一下重要的邮件和通信录,因为在未来的日子,yahoo邮箱的远程端无法找回了。

2

邮箱地址早修改,关联服务保稳定      由于使用雅虎邮箱注册了大量网站和服务,包括支付宝、银行账单、各种重要的账号与申请邮件等。如果邮箱停用,造成不便甚至是不堪想象的后果。事实上,电子邮箱的功能早已不只是简单的信件交流。随着互联网的快速发展,电子邮箱已成为“网络身份证”,各大网站的账号注册、账号安全维护都需要电子邮箱来维持。一旦注册邮箱或者安全邮箱出现问题,那么与之相关的账号也会陷入风险之中。                目前,进入第三方网站更换常用密保邮箱,是比较稳健的做法。使用中国雅虎邮箱注册新浪微博的用户,可以在“账号安全”里面修改“安全邮箱”,但由于新浪微博的登录名无法修改,这意味着用户还是得输入它作为登录账号。支付宝用户可以选择手机号码与支付密码验证,把密保邮箱中先前的中国雅虎邮箱更改成其他邮箱。      如果曾使用雅虎邮箱注册过社交网站,如人人网,我们可以在帐户中心→修改帐号中,通过帐好申诉来完成帐号的更改。当然,经常给员工买培训书籍的话,亚马逊中国也是可以更改的,在帐户设置→修改姓名、电子邮件地址/用户名、密码里更改邮件地址,这样就不用担心发货提醒邮件不能按时收到。由此,我们触类旁通,其他的我们注册的网络账号的邮箱地址,邮箱通行证更改方法大抵如此。

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及时通知好友和客户,邮件收发保顺畅      如果停用的一部分客户往来和好友通信的话,“搬迁”完成后,最好在停用邮箱中增设自动回复,告知朋友该邮箱已经停用,以后邮件直接发送到新的邮箱中;或者主动对停用邮箱中的所有通讯录好友发送通知邮件,告知邮箱更改事宜;以保证我们后续邮件收发的顺畅。

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手机号更换,“邮箱换号”保权益      公司在其他地方设立分支机构,公司的一部分员工要调往新的分支机构,在原先所在地开通的手机号、银行卡号。可能到了其他地方就必须更换了。如何员工使用的是139个人邮箱的话,由于139邮箱默认手机号就是邮箱号的特点,方便了记忆和登录,但如果要注销掉原所在地的手机号,伴随而来的问题是139通知邮件怎么办呢?其实,139邮箱提供的“邮箱换号”功能就可以使在更换手机号码后,任然可以继续使用原邮箱,只是邮箱的登录帐号变成了新的手机号。

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到此为止,我们就全面了解了邮箱迁移的不同方法,值得注意的是为了研究具有普遍意义,这里讲的邮箱迁移中提到的邮箱都是商业邮箱专门服务商,都是我们生活中耳熟能详的,并不涉及单位自建邮件系统。

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