怎样让开会变得更高效更节约时间

真的有必要开会吗会议的最大的问题，是它们已经成为了工作中许多问题的一个默认的回应。为了让会议开得更好，只召集你真正需要的人，即使是大学生实习生也可以是帮助你提高会议效率的人。如果你想要告知一个团队一些事情，发送一份备忘录。会议应该产生行动。如果与会的每个人没有在离开的时候承担一定的责任，你就必须首先要问为什么要召开这次会议。

制作会议流程明确召开这次会议的原因，并决定谁是绝对需要参加会议的。不要在花名册上添加比你所需要的更多的人员；与会者们可以随时向他们的部门中的其他人进行简短的说明。接下来，建立一个强大的会议议程。会议议程就像是文章的重要部分的大纲。很少有人会喜欢做这项工作，甚至更少有人能把它办得很好，但几乎每个人都需要它们。会议议程应该包括会议的总体目标和其意欲达到的结果。它应该指出此次会议将会开多长时间以及配发到每个部分的时间量，并且要在会议实际开始的很久之前就绝对联系到所有的参加者，具体制作方法可参考大学生就业培训中心的资料。最后，将其时间削减一半。这看起来似乎过于极端，但却值得一试。最终你能够更好地估计所需要的会议时间。

赢回曾经的尊重人们因为过去的经验而对会议不尊重。你需要坚定地引导他们保持正确的态度。首先，会议要严格地准时开始。设定计时器，可以请大学生实习生来帮你设定。当计时器发出到时提醒时，会议结束。这将有助于人们集中注意力。

把注意力吸引到会议里来会前让每个人都检查自己的手机，并将自己的笔记本电脑关机放到一边。如果人们需要做笔记，他们可以使用的纸笔。手写记笔记挥提高记忆力，并且也能让人保持不受到潜在的分心对象的影响。也可以考虑设置一份官方设定的笔记。这并不是让个人笔记作废。特定的细节对于一些人可能比其他人的要更重要。但是，有一个正式版本以供参考也很好。

好的主持总是那么重要每一次会议都需要主持。如果你在这方面是无可救药的糟糕的话，你可以让别人来承担这部分工作，但是一定要有人做。让人们不跑题并且按照预定时间进行会议。在会议的一部分的时间要用完的时候，你要查看计时器并提醒人们。总结内容较多的重点，以确保团队成员们都明白说了些什么，以及你有一个简洁版本的笔记。别让人们对会议的话题感到昏昏欲睡。

会后跟进也不可少每个人在散会时都没有什么需要在之后完成的工作的会议是很少见的。你将需要跟进与会人员的工作并确保他们做了他们说自己会做的事情。运行高效的会议需要一系列的技能。现在已经到了发展这些技能的时候了。将会完成更多的工作并且在开会上花费更少的时间。