1.宴会场地布置 宴会工作人员在进行场地布置时，应该充分考虑到宴会的形式、宴会的标准、宴会的性质、参加宴会的主的身份等有关情况，进行精心设计、精心实施，使宴会场景既反映出宴会的特点，又使宾客进入宴会厅后有清新、舒适和美的感受，以体现出高质量、高水平服务。 宴会场地何时开始着手布置，应视宴会复杂程度而定，可能在宴会当天、前一天或数天以前，并应由各部门根据场地规划进行安排。客人若有事先进场布置的需求，负责人员应先了解该场地是否有空档，并依照宴会厅规定收取场租之后，方可让客人进场布置。
2.人员的分工 人员分工必须根据宴会类型，针对迎宾、值台、备餐、传菜、酒水、服务桌、供酒、区域负责人等进行工作任务分配，将任务落实到每个人。宴会部主管应在宴会开始前，计算所需服务人员的总数，若有人数不足的情形，宜提早申请临时工。为确保临时工能随时补缺，饭店需预先安排临时工的来源，比如对社会人士、学校或饭店其他部门的人员进行培训，并随时保持联系以备不时之需。
3.物品的准备 开宴前的物品准备主要包括以下几个方面。 （1）台面用品 宴会服务使用量最大的是各种餐具，宴会组织者要根据宴会菜肴的数量、宴会人数，计算出所需用餐具的种类、名称和数量，并分类进行准备。通常需由宴会服务开出清单交给餐务部或管事部工作人员进行准备，所需餐具酒具的计算方法是：将一桌需用的餐具、酒具的数量趁乘以桌数即可。各种餐具、酒具的要一定数量备用,以便宴会中增人或者损坏时替补,一般来说,备用餐具不应低于20%。桌布和餐巾同样需按照桌数准备，此外餐巾数量应比宴会叁于加人数多准备10%左右，以便应付宴会人数临时增加使用。 （2）茶水、酒品饮料 宴会开始前30分钟按照每桌的数量拿取酒品饮料。取回后，要将瓶、罐檫干净，摆放在服务桌上，做到随用随开，以免造成不必要的浪费。 （3）冷菜围碟 大型宴会一般在开始前30分钟摆好好冷菜。冷菜的多少应根据宴会的规模、规格来定，一般安排8个围碟，高档宴会外加一道花式冷盘。服务员在取冷菜时一要使用大长形托盘，决不能用手段取。
4.开宴前的检查 开宴前的检查，是宴会举行前的关键环节，它是消除宴会隐患，将可能发生的事故降至最低，确保宴会顺利、高效、优质运行的前提条件，是必不可少的。宴会的组织在各项准备工作基本就绪后，应该立即对餐台进行检查。检查的主要内容包括餐桌的检查、卫生检查、安全检查和设备检查，具体内容如下： ① 宴会厅内的摆设及形式是否宴会订席单上的内容一致。 ② 宴会通知单上的注意事项，客数、器材设备、桌布颜色等是否与宴会现场摆设相符。 ③ 宴会厅外的海报及指示牌内容与宴会是否相符。 ④ 宴会指示牌、宴会厅名称、宴会场地示意图是否正确无误。 ⑤ 接待桌的位置及所需物品是否备妥。 ⑥ 会场上所需物品及使用器材是否准备齐全并维持在良好状况下。例如，喜宴时会场上的喜字、蛋糕、香槟酒等是否准备妥当；会议时所需的器材，例如幻灯机、投影机、麦克风等是否备妥并功能完善。 ⑦ 设备，如灯光、音响、冷气、电器等，运作是否正常。 ⑧ 音响、背景音乐备妥与否；应在宴会开始前半个小时将空调设备开启。 ⑨ 餐具、家具、地毯是否合乎卫生标准。 ⑩ 检查房间窗帘和服务台是否整洁美观。 ◇ 检查盆花是否新鲜，玻璃、银器是否檫拭光亮。 ◇ 检查桌布和餐巾是否有破损的情况，应确保其干净卫生。 ◇ 维护服务区域与工作台的整洁。 ◇ 检查服务人员是否随身携带笔、打火机及开罐器等必备物品。 为准备好宴会，增加宴会收入，喜来登酒店集团设计了一份出色的“宴会指导检查表”，供宴会销售使用，包括以下内容： ① 宴会联系人的姓名、地址、电话。 ② 将要使用哪一宴会厅、坐位风格、具体服务时间。 ③ 招待─开胃小吃、装饰与音乐。 ④ 赴宴人数、保证人数、主席台位人数和保证日期。 ⑤ 菜单、酒单─鸡尾酒、葡萄酒、其他菜品。 ⑥ 价格多少。包括税金服务费在内的价格、服务费或小费如何处理、谁来为宴会活动付款，何时付。 ⑦ 晚宴或晚宴舞会，表演者到位名单、出场顺序。 ⑧ 晚餐后舞会：是否清台。 ⑨ 承诺的所有项目是否能按时交付（宴会前要再次检查） ⑩ 服务时间厨师、领班有无变动。 ◇ 保证酒吧正常运转。 ◇ 主席台位与坐位的风格与要求一致。 ◇ 坐位数与摆台人数的一致。 ◇ 衣帽间打开，并有侍者服务。 ◇ 花草和烛台与预定要求一致。 ◇ 室温、特殊灯光设施。 ◇ 麦克风工作效果检查，讲稿架、讲词提示器正常工作。 ◇ 雪茄、香烟按预定要求准备，足够的烟缸和火柴。 ◇ 旗帜、横幅、标志摆放到位，过道、房间设置指示牌。 ◇ 摄影、摄像、录音设备正常运作。 其他服务项目检查到位。 确定向来宾表示欢迎的饭店高级主管。 名卡、纪念品的分发。 额外服务，包括：特殊花草、大分枝烛台、带灯光的放演讲稿台架─讲词提示器，会议主席使用的小木槌或赏金，雪茄香烟，演出费，摄影师，投影、放映设备与操作员，录音机，桌面人造喷泉等。
5.宴会前集会 待一切设备、摆设的事前检查完成后，紧接着应在宾客达到之前集合员工召开宴会前会议，告知该宴会的注意事项。许多宴会服务工作大量采用钟点工及临时工来源不一，层次参差不及，不似已受过严格训练的饭店正式员工。为同意服务作业，需要事先就宴会服务工作充分协调，并且给予最精确的指示，所以服务前的集合会议不可省略，以免服务发生失误。 会议前，当班主管必须先跟负责接洽的主办者进行沟通协调，了解主办者的需求和宴会进行的方式，然后再跟主厨商讨菜单内容，并让主厨了解宴会进行的程序，以便控制出菜时间。会议开始前，宴会主管集合员工，点名，确认人员是否到齐，一旦有缺席便应立刻调派人员替补，检查员工的服装仪容，尤其是临时工作人员和钟点工。必须使所以员工认识到，一点穿上饭店的制服，所有行为都代表着饭店，半点马虎不得。 接着应详细说明该场宴会的性质、菜单内容、每道菜的服务方式、客人的特别需求、每位服务人员所应服务的桌（人）数、上菜的顺序、上菜的信号以及其他相关注意事项。解说完毕，便分配服务区域，并且由服务人员自己提问，务必使员工在每一个工作细节都能达成公识。举办大型宴会时分秒比争，所以领班必须在有限时间内将该宴会的注意事项清楚告知员工，并将宴会结束后的工作进行妥善的安排，使整个宴会得以圆满完成且有效率地进行地善后工作。为使宴会工作顺利、有效率，人员集合时所讲的内容应以重点式的告知方式为主。至于其他服务上应注意的细节，则可斟酌集合后所剩余的时间再行告知。 宴会当中菜肴的展示、上菜、收拾均需同步进行，所以必须有统一的动作和信号传达指令。一般小型宴会便以服务主宾的服务员动作为信号，但在大型宴会中，由于服务员不一定能看清楚服务主宾的服务员的动作，因此都以当班主管规定的信号来指挥所有服务人员的行动，举手、点头或其他容易看到的动作均可作为服务信号。在欧美国家，有些宴会场所在厨房入口处上方装设彩色电灯，以亮灯为信号，指挥所有服务人员。例如，绿灯表示可到厨房端菜，黄灯表示待命，红灯表示开始收拾等。