电脑1台（台式、笔记本均可）、windows操作系统（版本不限）
word、excel处理软件，一般OFFICE办公套件都有（版本不限，本文以2010为例）
学生成绩通知单.docx、学生基本情况登记表.xlsx各一份，示例用。读者可依情自定。
word制式文档（模板）和xecel数据源文件的创建。和平时word处理文档时一样，只是在需要添加可变内容的地方预留好空位。以此作为制式文档（也可称作模板）。用excel处理软件新建或修改（之前已有的*.xlsx文件），但至少需要包含word模板文件中的可变项内容。见简介示例图。
word制式文档（模板）的设置（本文为学生成绩通知单.docx，下同）打开——学生成绩通知单.docx——点击 邮件 菜单——开始邮件合并按钮旁三角——选普通word文档。
word制式文档（模板）与数据源文件 建立联系。（1）点击 邮件 菜单——选择收件人 按钮旁三角——使用现有列表。（2）点击后会出现选取数据源窗口。在这里找到你的数据源文件（本例为学生基本情况登记表.xlsx），打开。（3）出现选择表格窗口，选定含有你所需数据的标签，确定。联系建立完成，明显的标志是word邮件标签中原来灰色的按钮变得可用了。
结果预览。以防出错或合并后不合心意。编辑好插入域的格式后（比如字体颜色、大小、对齐等），点预览结果按钮（双向），可查看合并后的效果、再点击则回到显示域名状态。这里显示第1条记录，你可以点击其左右的三角按钮，依次查看其它记录。见下图预览结果无误后，可进行邮件的合并了！
完成邮件合并（1）点击“完成并合并”按钮的下拉箭头——选择编辑单个文档，则合并到一个文档中。 点击后出现合并到新文档对话框。在这里可指定合并记录的几种情况：全部、当前记录、从...到...，为单选，选好后点确定。 等待程序处理完成，形成名为 “信函1'的word新文档。其内容为你所指定记录范围的所有记录合并后的结果，每条记录一份。可将信函1word文档改名保存，存档或打印。（2）点击”完成并合并”按钮的下拉箭头——打印文档，则合并后的结果直接输送到打印机。 点击后出现合并到打印机对话框，也是指定记录的几种情况。选择好后，确定，输出到打印机，记得打印机要打开哦^_^。 当然还可以选择——发送到电子邮件，不常用。
本文以office2010套件中的 word2010、excel2010为例，其他版本的word、excel请自行查找相应功能菜单、按钮所在位置。名称或许有点差异，但功能大同小异，知道了原理可以多尝试。
数据源文件可以用原有的*.xlsx文档，其中所存储的信息可以借用，而不必每次重复录了。所以平时应注意数据的搜集整理、保存，用时信手拈来。