会场、人员、时间、地点、话筒、音响等
会议资料、产品宣传册、产品发布PPT等
饮用水、水果等
奖品、礼品等
任何会议的组织都不离开会前的策划和筹备、会中的组织与实施、会后的总结和跟进三个部分。小编就按这三个大的环节和步骤来对如何开好沙发订货会进行说明。
01.成立会议筹备组。成立会议筹备组，任命筹备组的总负责人和成员，可以将成员根据会议筹备内容等将筹备组分为资料准备组、会场服务组、美工组、接待组、表演组等多个小组，明确各个小组的主要职责和任务。
02.确定会议主题。发动全员思考，设计会议主题题目，初步筛选出几条题目，最终由会议的总负责人进行确定。
03.确定会议规模。确定拟邀的沙发订货会人员名单，对参会人员按领导和员工分类进行统计。根据拟邀参会人员名单，初步确定会议地点（考虑可容纳的规模大小）和时间。
04.设计邀请函、易拉宝、签到墙、引导牌等等。现在已经是信息化时代建议将邀请函设计成可爱的动画形式，并配备上声音，以邮件的形式发送到你要人员邮箱，并致电正式邀请参加会议。另外还要设计企业、产品等介绍资料，其资料可以是易拉宝、宣传手册等多种形式。设计签到墙，方便与会人员签到。可能有些与会的地图路线，所以要设计在进入会场的各个路口进行指示，这些小细节无的形象，所以设计一定要美观大方。
05.确定接待车辆。由于与会人员可能来自五湖四海、四面八方，甚至可能是国外，选择的交通方式也是多种多样，达到的时间和地点都不相同，所以需要很多的车辆进行接待，并送达住宿的酒店。另外，也需要车辆将客户从酒店送至会场。整个订货会的前后都需要大量的车辆，所以需要企业配备好相应数量的车辆和司机。
06.确定会议主持人。尽量选择企业内销售部门的员工或者是领导，因为销售部门的人员认识大部分的参会客户，会议组织起来更轻松、更融洽、更和谐。
07.确定会议流程。一般来说订货会的主要流程分为这几项：副总经理致开幕词；二是企业的简介和成绩总结；三是发布新产品；四是讲解订货政策；五是邀请客户代表讲话；六是提问、答疑和沟通环节；七是总经理进行总结性发言。为了活跃会议的气氛，在各个环节当中还可以设计一些节目、问答和抽奖活动等。初步确定每一项活动的时长，初步计算会议总时长。
08.准备会议材料。根据会议的流程，拟定主要准备的材料清单，如发言稿、产品介绍PPT、产品宣传册、会议指南、订货合同、入场音乐、上台音乐、颁奖音乐等各种纸质、电子、音频资料。
09.拟定赠送礼品。拟定赠送与会人员的礼品，以及参与会中活动的奖品。在选择礼品和奖品时要选择既有纪念意义又有实用价值，并且还有一定档次的奖品和礼品，让与会人员在以后一看到这个礼品。
10.会场环境设计。设计那些地方需要摆设盆景，那些地方要放置鲜花，那些地方要铺设地毯，那些地方光线要加强等。
11.确定会议服务人员。在会前需要对到机场/火车站接与会代表、安排住宿会场进行布置、拉横幅、摆座牌、备茶水等，会中引导与会人员入座、传递话筒、添加茶水、音乐播放、画面切换等，会后需要引导与会人员就餐、会场复原等工作内容。其工作量较大，的形象，所以要选择形象气质较佳的员工承担此项工作。
12.设计应急预案。在会议举行过程中有可能出现话筒没声、出现杂音、空调不工作、投影仪无法显现等异常情况，需要在会前对可能出现的异常情况进行预测，根据发生的可能性制定具体的应急预案。比如：担心话筒电池没电，则可以提前备好同型号的备用电池。
13.编制会议筹备计划，确认责任人和阶段输出物。上述工作内容确定以后则将所有的工作内容梳理成表格的形式，明确每一项工作的责任人、完成时间节点、输出物等，确定具体的检查人员，对会议筹备任务的完成情况进行点检，确保每一项工作状态都在可控范围内。
14.会前彩排。一切就绪以后组织所有的会议筹备人员按照设计的会议流程彩排一遍，暴露会议设计中存在的问题。一般彩排的时间设置在开会前1-2天，确保彩排中发现的问题有足够的时间进行解决。
15.会场布置。根据设计方案对会场的座椅、标牌、标语、签到墙、宣传资料、主题横幅、水果、茶水、讲台、背景等进行布置。
16.引导与会人员进入会场。根据事先的计划和划分的职责，每一位引导人员各司其职，将与会人员顺利引导进入会场。
17.播放音乐或者是产品宣传片。在会议开始前的等待期间，可以播放一些欢快的音乐，也可以播放企业的宣传片，播放产品宣传片，让客户对企业和产品有更进一步的认识。
18.按照议程按部就班执行。在会议召开过程中，主持人注意遇到突发情况要迅速进行救场；服务人员在会议期间做好各种服务工作。
19.设置专人进行录像摄影留念。设置1-2名摄像和拍照的人员，对整个过程进行跟踪和记录。
20.现场签约。现场和意向客户签订订单。
21.合影留恋。公司的代表和与会嘉宾进行合影留念。
22.做好会后服务工作。引导与会人员到提前预定好的酒店或饭店进行用餐，会场的各种设备设施复位。
23.赠送纪念品。餐后向每一位与会人员赠送纪念品，并根据客户的行程安排派车、派人将与会人员分别送到机场、火车站、汽车站等地方。
24.及时跟进订单。对订单各个生产环节进行跟踪和把控，保证沙发能够在合同约定时间范围内送达客户。
与会人员的座位牌摆放要依据企业领导职务高低来进行。
就餐时坐座位的时候是一门学问，会餐陪同人员需要在会前进行查询和掌握。
会餐时会议的组织人员后勤人员不要喝醉，因为餐后还需要将与会嘉宾送至酒店。