确定例会主题。没有主题的长篇大论人们都会非常反感，所以提高效率的第一步就是确定会议主题。对于工作例会来说，会议的主题设定比较简单，无非是工作计划、工作总结或者工作中存在的问题、需要相互协调的事项，除此之外还有一些，比如：贯彻上级要求、进行主题培训等按具体需求进行安排的主题。
确定参加范围。主题确定了，下一步就是参加的范围。对于会议组织者，确定参会范围也是一件技术活，涉及到两个难题：1）不是所有的事都可以所有人都参加，根据会议主题不同确定适当的参会范围。2）同时，如果范围内的有遗漏会带来很多麻烦。
确定例会流程。会上漫无边际的发言和讨论会降低会议效率，事先确定会议流程算是一条解决之道。虽然工作例会一般比较简单，但也要规定发言的顺序及内容要求，明确哪些要说、哪些不用说（比如日常的工作内容就不要在会上占大家的时间）。
提前准备议题。会议组织者一定要提前准备会议议题，比如要传达的精神、要强调的要求、要布置的工作等等。对于刚刚开始组织会议的新手来说，最好准备一下发言稿，至少也要列个大纲，以免被别人的发言带着跑偏。
形成会议纪要。一定要形成会议纪要（X3，重要事情说3遍！），会议纪要可以不用注重文采、行文格式等等，但一定要有，而且要有相关与会人员签字。因为一定是有事才需要开会，开会必然会有决议或者要求，这些都是管理痕迹也是可追溯性证据，万一到需要用的时候没有真是太抓狂了，而且后期补的难度也很大（本人的血泪教训哇！）。
确定会议安排督办责任人。工作例会常常会确定下一个周期（月或者周）的工作安排，既然是安排就需要明确事项的责任人和时限要求，为了保证会议安排的执行力，建议确定一个会议安排督办责任人，对相关事项进行提示、督办。
对未完成事项处罚措施。工作中我们常常需要协调作业，所以节点时间是一个很重要的效率点，为了提高会议效率，事先应明确未完成事项的处罚措施。这一条作为员工或者下属的小伙伴看着肯定是不太开心，没办法“革命不是请客吃饭”，没有执行力一切等于0。
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