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第一种情况，给大家普及一下基础知识。大家写论文的时候，内容合格以后需要进行排版，排版就需要对word内置各种文档符号了解深刻。如果不加设置这些符号是看不见的，只有加以设置才能看到。设置方法是打开word>>文件>>选项>>显示，在选项为“始终在屏幕上显示这些段落标记”对所有选项选中（打√）。然后就可以看见文中出现空格、回车符、分页符。
word里的分页符、换行符、回车符分别用^m、^L、^P表示。要对他们进行编辑就要知道怎么表示。
有了上述准备，当文档粘贴自word时，经常会出现半夜文字。这时候就需要通过查找和替换回车符“^p”，替换选项可以不用管，如果需要啊可以加个顿号或者打个空格在替换选项下。可以选择全部替换，也可以替换下一个这样一次次替换。温馨提示：如果在一整篇文章中，需要对某一段文字替换，尽量使用第一个命令“替换”，必须要使用“全部替换”，可以考虑剪切该段文字到新文档，进行“全部替换”命令后粘贴回来即可。
类似的分页符过多也可以使用分页符^m执行查找与替换命令。或者以下情况：1、空格太多。可以在“查找”输入多个空格，“替换”命令框下输入多个、一个或者不输入空格进行替换。这个情况对于参考文献的编辑非常有效，速度效率很高。2、分页符太多。可以在“查找”输入多个“^m”，“替换”命令框下输入“^p”。
对参考文献查错也可以通过“查找”一个个找到每一个参考文献引用位置，以检查格式是否正确。类似的诸如论文中表格格式、图片标题格式等的差错均可以采用此方法。
写一篇稿子时，如果需要对某一个关键词特殊标记出来，也可以采用查找、替换来完成。步骤是：打开查找替换命令框>>查找内容输入“待查找关键词”>>替换选项可以填可以不填>>点击左下角“更多”>>对需要特殊标记的关键词进行格式的设置>>全部替换就ok了。
其他简单的替换字不替换字体的方法等不再介绍。