综合档案数字化实施方法

1、数字化实施过程的管理工作由办公室集中统一领导、管理并实施。统一管理可以统一标准，保证质量，协调进度，并可提高效率，降低成本。

2、尽量收集电子文档目前，文档信息的处理大都已实现计算机化，所以，及时和尽可能全面的收集电子文档，不但可降低档案资料数字化的成本，提高档案资料数字化的效率，也可改善档案资料利用效果。

3、数字化过程的流程管理随着数字化技术的改善，以及数字化实施管理经验的积累，绍林科技已将数字化处理过程开发成规范化的数字化流程管理计算机程序，使实体档案资料的数字化工作依程序规范、有序的进行，并且，能像飞机上的黑匣子一样详细、具体且无声无息的记录整个数字化处理过程，以方便管理、统计与责任划分。

4、扫描文件通过OCR识别，以方便利用和搜索3Hmis内嵌有文件扫描模块，亦容许采用第三方扫描软件，容许采用任何第三方OCR软件。如果OCR结果仅用于全文搜索，一般可不必校对，但要作为正式文档管理，则需经过校对程序。

5、已有实体档案的数字化处理流程实体档案资料的数字化工作流程，一般包含以下内容：1）确定档案资料分类管理架构并依管理职责授权2）取卷3）档案资料定义（档案资料著录）4）拆卷5）录入卷内文件信息6）扫描、OCR与上传7）校对8）封面、目录打印，案卷重新装订并放回档案资料柜9）审核确认等。

6、待归档文件的收集与数字化处理流程对于已处理完毕，但还未归档的档案资料材料，其处理流程如下：1）归档材料收集，如有可能，尽量收集到电子文档2）分类3）档案定义（档案著录）4）录入卷内文件信息5）扫描、OCR与上传，如有电子文档，则不一定要扫描纸质原文件6）校对7）封面、目录打印，案卷装订并放入档案资料柜8）审核确认等。