日文邮件撰写的几个小窍门

一、謝る 道歉メールでよいかは状況次第是否该用邮件要视情况而定謝罪は対面、または電話で直接伝えるのが基本。ただし相手が不在のときの急ぎの謝罪や、直接詫びた後の原因・経過報告、内容が深刻でないときなどは、メールで許される場合も。相手との関係性や事態の深刻度で判断を面谈和电话直接通话是道歉的基本原则。但是，对方不在的情况下的紧急致歉，或者是向对方直接道歉之后提交的原因经过的详细说明等可以通过发送邮件来完成。这需视与对方的关联性和事情的严重程度而定。例）1、商品の配送個数が間違っていたお詫び弄错商品配送数量的道歉1、平素は格別のご愛顧を賜り、ありがとうございます。日経食品　営業部　日経花子でございます。平日里多谢您的关照，我是日经食品营业部的花子。（Point：开头部分要比平时更加郑重）2、この度は弊社商品「○○」のご注文200個に対し、100個しかお送りしておりませんでしたこと、大変申し訳ございませんでした。预订了200个○○产品，我公司只配送了100个，深感抱歉。（Point：明确传达道歉的事项）3、社内で原因を調査しましたところ、端末への入力ミスであることが判明いたしました。早急に追加100個を準備し、明日の午前中には届くよう手配させていただきました。在公司内调查原因后发现，是电脑输入时犯了错误。现在准备立刻追加100个，大概明天上午送达。（Point：说明事件原因和解决方案等对方想知道的信息）4、今後は二度とこのようなことがないよう、入力のチェック態勢を強化するなど、細心の注意を払う所存です。为了避免再次发生类似情况，我们将重视和强化对数据输入的检查。（Point：让对方看到避免同样错误的态度）5、この度は、弊社に不手際がございましたこと、深くお詫び申し上げます。今後とも何卒よろしくお願いいたします。的失误，再次深表歉意。今后请多多关照。（Point：最后再次道歉，表达诚意）二、苦情を言う 提意见相手のデメリットも示す指出对方的缺点「苦情とは、相手に改善策を求める行為。“怒り” ではなく“交渉”のつもりで書いて」。これまでの経緯や相手のデメリットを説明し、求める改善策を明確に。最後は「ご検討お願いします」と相手に委ねると、返信しやすくなる提意见就是希望对方改善做法的行为。不应该怒气冲冲，而是应该抱着交涉的态度写邮件。向对方说明事情的原委和不足之处，明确要求对方提出改善方法。最后拜托对方一起商讨，就很容易得到对方的回信。例）1、担当者の変更の申し入れ 提议变更负责人2、いつも大変お世話になっております。日経飲料企画部の日経花子です。今日は、お伝えしにくいことですが、お願いがございましてメールを差し上げました。平日里多谢您的关照，我是日经饮料企划部的花子。今天有个请求难以启齿，于是给您发了邮件。（Point：表达出“很难开口”“不是自己本意”这层意思）3、現在、御社の××様にご担当をお願いしております。以前のお仕事ぶりはとても熱心で、満足しておりました。しかし、ご存知の通り、この数カ月ミスが多発しております。的××先生正担任这项工作。以前他工作热情非常高，我公司也很满意。但是，如您所知，这几个月他有不少失误之处。（Point：即使是对方的错也不能一味指责，说清事情原委）4、このままでは、業務時間やコストの面で、御社にとっても不利益になりかねません。长此以往的话，在业务时间和成本方面，来说也是不利的。（Point：说明这种状况持续下去会给对方造成的损失）5、お手数ですが、ご担当者の変更をご検討いただけませんでしょうか。御社からのサポートは、引き続きお願いしたいと考えております。ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。给您添麻烦了，能一起讨论一下变更负责人的事情吗？接下的支援。关于商讨的事宜，请考虑一下。